Kerstkaarten, nieuwjaarswensen, een bedankje voor klanten of een geschenk voor belangrijke relaties: tegen het einde van het jaar versturen heel wat bedrijven iets naar hun klanten en medewerkers. Vaak begint de voorbereiding pas wanneer december dichterbij komt. Terwijl je door nu al na te denken, straks in december zonder stress richting de brievenbus kan.

Bovendien is er vóór de productie nog ruimte om keuzes rond doelgroep, personalisatie, formaat, verpakking en verzending op elkaar af te stemmen. En sommige van die keuzes kunnen zelfs invloed hebben op hoeveel je uiteindelijk betaalt om je mailing te versturen.

Van kerstkaart tot gepersonaliseerde mailing

Een klassieke kerstkaart blijft een eenvoudige manier om klanten of relaties te bedanken, maar een eindejaarsmailing kan veel meer vormen aannemen. Denk aan een persoonlijke brief, een selfmailer, een kleine attentie of een samengesteld relatiegeschenk. Welke vorm het meest geschikt is, hangt af van de boodschap en vooral van wie je wilt bereiken.

Daarbij kan je verder gaan dan één identieke boodschap voor het volledige adressenbestand. Met de juiste klantdata kan je verschillende doelgroepen anders aanspreken of je mailing personaliseren. Belangrijke klanten kunnen bijvoorbeeld een geschenk ontvangen terwijl een grotere groep een kaart krijgt, of bestaande klanten krijgen een andere boodschap dan prospecten. Zo wordt personalisatie meer dan alleen een voornaam bovenaan de brief.

Ook de verzending begint bij het ontwerp

Bij het ontwerpen van een eindejaarsmailing wordt vaak eerst gekeken naar wat mooi of origineel is. Toch is het verstandig om ook de verzending al vroeg mee te nemen. Het formaat, gewicht, de verpakking, aantallen en inhoud kunnen namelijk mee bepalen hoe een mailing verwerkt en verzonden wordt.

Zelfs iets kleins als de aanhef kan daarin een rol spelen. Twee eindejaarskaarten kunnen hetzelfde formaat en ontwerp hebben, maar door hun inhoud anders worden geclassificeerd. Zo kan een aanhef als ‘Beste klant’ wijzen op commerciële communicatie, terwijl ‘Hey collega’ eerder als zakelijke correspondentie kan worden beschouwd. Dat onderscheid kan gevolgen hebben voor de voorwaarden en het toepasselijke posttarief.

Het is een detail waar je tijdens het ontwerpen waarschijnlijk niet meteen bij stilstaat, maar wel eentje dat je liever ontdekt vóór enkele duizenden exemplaren gedrukt zijn.

Eerst valideren, dan drukken

Als je op tijd begint, kan DMSB je mailing vooraf laten valideren bij Bpost. Die validatie duurt ongeveer twee dagen en geeft duidelijkheid over hoe de mailing zal worden beoordeeld. Als daaruit blijkt dat bepaalde keuzes niet het gewenste resultaat opleveren, is er nog tijd om de opmaak of inhoud aan te passen vóór de productie start.

Zo vermijd je dat je pas wanneer alles gedrukt is ontdekt dat een kleine aanpassing een verschil had kunnen maken. DMSB vraagt deze validatie aan voor mailings die vervolgens ook door ons worden verwerkt en verzonden.

Start nu

Op tijd beginnen met een eindejaarsmailing geeft je vooral meer ruimte om de juiste keuzes te maken. Niet alleen over het ontwerp, maar ook over je adressenbestand, personalisatie, productie en verzending. Door die onderdelen vooraf samen te bekijken, kunnen we mogelijke problemen of optimalisaties signaleren vóór je drukwerk in productie gaat.

Nog geen concreet idee voor je eindejaarsmailing? Ook dan hoef je niet te wachten. DMSB denkt graag mee over wat je kan versturen en hoe je het best aanpakt. Van een eenvoudige kerstkaart tot een gepersonaliseerde mailing of relatiegeschenk: samen bekijken we wat past bij je doelgroep, timing en budget.

Nu nadenken, straks zonder stress de brievenbus in.